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コラム

学会関連の懇親会はアクセスメリットも大切

学会とそれに付随する懇親会を開くとき

学問、あるいは研究を中心とする職業には、それぞれの成果発表などを行なう学会は切り離せないものと考えられています。
日本全国をはじめとして海外からも関連する人々が集まりますので、その後の懇親会なども含めて考えれば規模の大きなパーティー会場を用意する必要もあるでしょう。
そのようなとき、単に収容人数のみで考えてしまうことはお勧めではありません。
学会、懇親会に参加する人々にとってのメリットを優先して企画を進めて行きましょう。
とりわけ重要視したい項目は、パーティー会場の利便性です。

学会とそれに付随する懇親会を開くとき

学会、懇親会での会場選びのポイントその1

学会関連の懇親会を開催する際、特に意識して検討しておきたいポイントの一つとなるのが「アクセスの良さ」です。
特に遠方から参加する人々にとって、地の利がない場所では会場までの交通が分かりやすいか否かは大きな問題となるでしょう。
ですから駅からほど近い場所で執り行うなど、出席者に配慮した会場選びをすることが推奨されます。
宴会場を完備したスポットであれば、会議を終了した後に同じ館内で懇親会を開くことができますので、スムーズな進行を図ることも可能となるでしょう。
懇親会を別の会場でと考える場合には移動の時間や方法も考慮しなくてはなりませんので、できる限り会議会場と近接した場所を選ぶなど、手間の少ない方法を選択することが大切です。
コンベンション終了後にそのまま宿泊先を探したいという人もいるでしょうから、近隣にビジネスホテルなどが多い都市部を選択することもお勧めです。

学会、懇親会での会場選びのポイントその1

学会、懇親会での会場選びのポイントその2

パーティー会場の設備にも目を向けてみましょう。
空港や駅から立地が離れる場合にはシャトルバスなどの運行があるか、懇親会での飲食のスタイルは選択できるかなどのポイントに焦点を当てて検討することで、出席者の利便性を高めることにつながります。
特に、学会関連での懇親会は他の参加者との顔合わせといった意味合いも強Sく含んでいることが多いため、ビュッフェ等、ある程度自由に動き回れるスタイルにすることでメリットを感じられることもあるでしょう。
学会と懇親会の規模などTPOに合わせたパーティー会場を選んで行きましょう。

学会、懇親会には「利用しやすいパーティー会場であるか」というポイントは大変重要な要素を占める存在です。
検討を重ねて、最適な場所を選びましょう。

学会、懇親会での会場選びのポイントその2

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